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文 | 赵金金

据《华尔街日报》曾经公布一组调查数据显示，中国劳动者年均工作2000至2200小时，平均每个工作日工作时长8.03小时。可见，工作至少占据了每个人一天三分之一的时间，而人生得黄金时期，更是大部分时间都给了工作。大

我们经常听到有人抱怨说，除了睡觉，工作几乎占据了自己所有可利用的时间。除了有做不完的工作，还有一个原因是工作效率低下。

朋友小张跟我说，她明年就毕业了，最近找了一份实习工作。工作一段时间后，感觉自己都要崩溃了。我问她每天都做些啥？她说：每天早上到了办公室，打开电脑，洗杯子，刷一下微博、朋友圈，然后一封紧急邮件或者忽然而至的电话，开始了手忙脚乱的一天。

下班之后，反省一下自己今天都做了什么，却发现脑子里很混乱，好像做了很多，又好像什么都没有做。

不知道你是不是也经常处于这种看似忙碌，实则低效的工作状态呢？

一、工作低效的特征及原因

职场中，很多人都一天天在这种低效工作的边缘挣扎，想改变又无力改变。就像我朋友小张的情况一样。

麻省理工学院计算机博士卡尔·纽波特在《深度工作》这本书中，揭示了一个令人震惊的事实：大多数脑力劳动者60%以上的工作时间，都花费在打电话、回邮件、群聊沟通等“浮浅工作”上。

观察那些工作效率低下的职场人可发现，他们都有以下几个常见特征：

1、工作的动力不足：心态不好，做事只是为了应付，工作量完成效率低下

2、没有合理的工作方法：缺乏工作的逻辑，没有合适的方法；

3、缺乏重要性评估思维：做事时容易被琐事打断，忙了一天可能做的都不是重要的事情；

4、拖延症：总是把要做的事情向后拖。

二、高效工作的2个思路

通常我们一说到高效工作，就想到番茄工作法、清单工作法、重要紧急四象限法等具体的方法，而忘了思考低效的原因，去对症下药。

实际上，高效可以通过两个维度来实现。一个是效率，一个是效益。

效率，一般指工作投入与产出之比，也就是工作的产出量。通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。工作效率是评定工作能力的重要指标，两个人之间工作效率的高低是在同等资源同等时间的情况下，要保证质量的前提下要尽可能多的提升工作的产出量。

效益，主要是指效果与利益，也就是性价比，主要是指投入的成本与带来的利益之间的关系，包括经济和社会效益。包括项目本身得到的直接效益和由项目引起的间接效益。

一个人的能力高低，不单单体现在工作效率的高低，还体现在有没有效益。

对企业而言，高效可以实现令人满意的投入产出比。对业务而言，高效是工作业绩成果输出的重要前提。对个人而言，高效意味着拥有超强的综合能力。

一个人是否高效，与时间、工作量以及工作效果有关。解决如何高效工作这个问题，我们有两个思路：

第一，在固定的工作时间内，完成更高质量、更能出成果的工作总量，即提升效益。

第二，在保证工作总量质量的情况下，缩短自己的完成时间，即提升效率。

下面我们分别针对这两个思路说说具体的方法。

三、5个方法让你高效工作

针对以上两个思路，有5个方法可以帮助我们走出低效率的工作困局，拥有愉快高效的工作体验。

思路一：提升工作的效率——转变思维态度，理顺工作逻辑，掌握科学的方法

▼ 1、摒弃“员工思维”，培养高效工作的事业心

在公司中，我们不乏听到很多人在抱怨：“我一点都不想上班，每天只不过是在给老板打工”、“每个月的工资就那么点儿，我没有义务去做这做那”、“我的工作职责就是这样，其他的不归我做”……有这样“员工思维”的人，一般工作效率不会高，他们总是认为，工作只是一种简单雇佣关系，不在意自己是否高效工作。

新东方创始人俞敏洪曾经给新东方的员工们讲过一个故事。有个员工刚入职时，因为毕业于一所很普通的学校，本身没有太大的优势，英语也比较一般，于是被安排了一份收发耳机的工作。

他接受了这份工作，并且没有抱怨自己的工作仅仅是收发耳机，而是在想，如果将英语练得更好自己会不会就会获得属于自己的事业。2年后，他不仅精进了自己的英语水平，而且在工作的时候学习老师们的教学技巧，后来他成为了新东方一家分校的校长。

思维方式决定了我们之后的行为去向哪里。从根本上认识到自己的底层思维并且摒弃只把自己当成员工的心态，我们才能有足够的动力。

美国前教育部部长、著名教育家威廉·贝内特说：工作是我们要用生命去做的事。如果我们总是一种员工的思维心态，那么在机会来临的时候，根本抓不住。

前面也说了，我们人生黄金时期的大部分时间都给了工作，用主人翁的态度去做，和混日子摸鱼的心态做，所花费的时间是一样的。而后者，你浪费的不止是时间，还是自己的生命。

相反，若是主人翁的心态高效工作，将工作当成自己的事业去经营，不但能够获得充足的成就感，还能不断提升自己的价值，完备自身各方面能力，在越来越高效的同时，活出人生更多可能。

▼ 2、理顺工作逻辑，掌握科学的方法，避免干扰

想要高效率地完成一件工作，是有底层逻辑的。掌握科学有效的工作方法，并将其养成习惯，可以大大提高工作效率。

这里分享3个主要的工作逻辑和方法论：第一个工作逻辑：发现问题-分析问题-解决问题。第二个，大处着眼，小处着手。第三个，PDCA循环：计划-行动-检查-修正。

第一，发现-分析-解决问题模式

接到一项任务，要懂得做分析解读。先去了解问题是什么，然后去探究、分析为什么会出现这个问题，背后的原因是什么，搞清楚了以后再确定要做什么、怎么做，而不是一上来就直接动手解决问题，那样容易做错的事。

第二，大处着眼，小处着手

大处着眼，是说做事情之前先从全局、从整体、系统性的考虑问题，要看清楚事情的全貌，同时还要考虑这个事情和另外事情的关系、联系，前因后果都要看清楚。

小处着手是指具体做事情的时候，要脚踏实地抓细节抓执行，一步一步做好。这个就像画画，首先是成竹在胸，然后才开始动手，从某个点一笔一笔画出来。这主要也是教我们怎么做对的事。

关于以上两点工作逻辑，我想到自己带过的一个实习生，刚入职的时候，她非常认真，也积极做事，但每次布置给她的任务，总是没法在规定时间完成。

有次我带她跟进一个项目，需要在三天内找50家媒体发布一条新闻。结果3天了，她都还没行动。找她聊过之后，我才发现这个实习生缺乏工作逻辑，还找不对方法。

前期她花了大量的时间在修改word内容（要发给媒体的），改了之后觉着不合适，又做了PPT，但就这个就花费掉了2天时间，而最重要的联系媒体却还没做，明显就将工作逻辑放在了一边，耽搁了整个工作的效率。

做好一项媒介商务合作的工作，适合使用大处着眼小处着手。基本工作逻辑是整理产品——寻找渠道——辐射相关用户群。产品这里是固有的，即发布新闻通稿，开始实践做的是找到合适的渠道辐射到合适的客户。

我给她的建议是：花费2个小时优化对外传播的内容，然后重点放在如何使用适合的渠道找到合适的用户。而在时间紧张的情况下，最快速的方法就是找到拥有50家媒体的机构，对接一个机构，那么就完成了基本任务指标。

而这，就是发现问题-分析问题-解决问题的逻辑。

第三，PDCA戴明环工作法

P（Plan）--计划，确定方针和目标，确定活动计划；对应我们每天计划要完成1篇文章。

D（Do）--执行，实地去做，实现计划中的内容；列出提纲，从1个素材，3个角度，5方法开始搜集材料

C（Check）--检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；搜集的材料逻辑之间是否相关联相自证

A（Action）--行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；总结一天的工作的是，哪些完成，哪些没完成。

实习生那件事情之后，我也让她做了复盘总结，失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。

▼ 3、日落原则：今日事今日毕，战胜拖延！

很多人都喜欢拖延，尤其是工作上的事，将今天应该做的事拖到明天，到了明天又拖到后天。想要改变拖延的习惯，不妨试试沃尔顿提出的著名的“日落原则”。

所谓日落原则，就是日落前完成当天的事情，是我们的做事标准。规定企业员工做到今日事今日毕，不要养成拖延的坏习惯。

我们可以采用高效清单工作法，对每天的工作任务进行管理。每次完成清单里的任务就打个勾，就是对自己的一次正向反馈和激励，这样能够保证自己越来越有动力完成下一个任务。

达蒙·扎哈里亚德斯在《高效清单工作法》一书中提供了3种清单模板，特别实用。

第一，“任务+开始日期+截止日期”清单

“任务+开始日期+截止日期”清单包含三列：具体事件，开始时间，截止时间。

何时开始，何时截止，在一张纸上列出一目了然，可以有效解决清单开始和截止时间模糊的问题。同时这也是一个清晰的指引，每个时间段只专注于一件事，提示你此时聚焦于此事。

第二，“两人组”清单

包含两大内容：主任务和每日任务。

“主任务清单+每日任务清单”法是高手常用的方法。主清单是你想到的中长期任务或者大项目，根据任务进程来更新。

每日清单则是你在一天内打算完成的任务清单，用于衡量任务的具体进度。

这两份清单如何协同工作呢？

首先你要定期查看主清单，哪些任务即将到期、哪些还没开始、哪些需要跟进，及时掌握各项任务的进度。然后从中选择优先处理的事项，加入第二天的每日清单，预估需要的时间来做安排。

第三，“3+2”清单

“3+2”清单，指的是三项大任务+两项小任务，最大的特点是从数量上限制任务。

也就是说，你只需要选择5项任务，作为明天的待办清单。

这里的大小任务如何区分呢？

一般来说，2小时以内可以完成的是大任务，30分钟以内完成的则是小任务。

“3+2”清单通过限制任务数量，让你更加专注，也能够减少在不同任务之间切换的时间。

当然，前提是你要筛选出高价值工作，正如使用“剃刀”一样，“刮”去没那么重要的任务，留下来必须要做的工作。

按照以上方法列出清单后，对照清单列出的优先事项，5秒钟内立刻动手去做。

为什么是5秒内？这跟“5秒法则”有关。“5秒法则”是一位美国全职妈妈梅尔·罗宾斯的总结出来的。

有一天，她在看电视的时候，一则广告里火箭正准备发射，她听到倒计时：5、4、3、2、1，点火，在漫天烟尘中火箭一飞冲天。受到启发，她每做一件事，就在心里倒数：5、4、3、2、1，说起床就起床，说打字就打字。此后，她不仅戒掉了拖延症，还出版了一本叫做《五秒法则》的书，成为知名的畅销书作家。

下一次如果你又想拖延，给自己来个5秒倒数，数完就去做！

思路二：提升工作效益——利用二八法则找到影响效益的关键部分，进入“心流”层面深度工作

▼ 4、二八原则：找到最重要的20%并优先完成，提高工作效益

意大利经济学家帕累托所提出的80/20法则告诉我们：要把80%的时间花在能出关键效益的20%的工作上，这是高效员工必备法则，掌握了这个法则，工作效率就会大大提高。

根据这个法则我们在日常工作中可以使用时间管理ABC法，将待办工作按照轻重缓急划分A、B、C三个等级，然后决定工作开展的先后顺序。

A级工作是必须在短期内完成，需要立刻行动起来去做。A级工作完成后，转入B级工作。如果时间紧张，可以适当推迟B级工作的期限，也可以授权给别人处理。对于C级工作，尽量少在上面话费时间，或者将其安排在自己效率最低的时候进行。利用ABC时间管理法平衡工作的时间，避免总是在完成重要事项的时候被其他琐事打断。

密歇根州立大学研究人员对224名实验者做了一个实验，实验的结果证明，即使是对工作非常熟练的员工，在受到打扰之后，他的工作准确率都会大幅度降低。更糟糕的是，如果想要重新回到被打断之前的工作中，他大概要花上大约20多分钟的时间。

高效做事的人都是懂得把有限的时间放在最重要的事情上，而其他小问题则会放在一边，或交由其他人处理，从而利用有限的时间创造出最大的业绩。

▼ 5、深度工作：找到心流层面的工作状态，批量解决程序性工作，理性对待不可控制的事情。

在《深度工作:如何使用每一点脑力》一书中，作者卡特纽波尔总结道：深度工作的状态，就是在某段持续的时间段内，把你的思考力和精力放在某一个任务目标——请注意，这里强调的是“某段时间”而非“全部时间”——从词性的角度来分析，“全部”往往是指向“过度”，而不是“深度”。

从积极心理学的角度来看，深度的工作代表的是一种“心流”，是指人们在工作中那种忘我而全神贯注的状态。

实际的工作中，由于我们的工作岗位可能处于底层，总觉得没有什么核心工作，日常的工作任务是支零破碎的，其工作状态也是随时被打扰的，几乎不可能出现某段时间内的全身投入。针对这种情况，一个有效的解决方法是：分解动作，减少体验过程。

具体的操作方式是：

第一，利用工具的高效性，批量处理那些程序性的事情，对于那些需要复杂思考动作的事情，再采用理性分析与逻辑推理来针对性处理。

第二，当事情出现意外，超出你的控制之际，不要太过于重视个人的情绪感受，而是把注意力集中在目标上面，你需要怎么做的时候就怎么去做，不要被感性的烦恼所干扰。

结语

高效工作，与工作效率和效益有关，离不开高效的工作思维和方法，更与长期养成的工作习惯有关。最后我们再来一起回顾下以上5个方法，希望能够帮助你改变思维和习惯，真正实现高效工作。

1、最基层的工作思维要摒弃“员工思维”，你不是为了别人而工作，而是在为自己未来的事业积累经验。

2、任何一件事情都是有逻辑的，工作也一样。解析自己的工作步骤，在核心步骤上划重点，明确截止时间，选择科学的工作方法，合理分配时间在终点步骤上，汇报结果不汇报过程。

3、依据重要等级来划分每天自己工作的内容，首先做重要的事情，不要浪费时间在一些琐碎不重要的事情中，因此而打乱自己的工作节奏。

4、遵循“深度工作”的原则，找到心流层面的工作状态，重在提高工作效率和劳动效益，让你的每一分付出和代价，都能收获一个相对理想的的效果。

5、拒绝拖延，如果一件事不及时做，那么就会想滚雪球一样，事情越堆积越多，从而造成更长期的低效率。建议遵循“日落原则”，使用高效清单工作法，每天完成当日的工作。

英国社会学家帕金森提出的“帕金森定律”（ParkinsonsLaw）表明：只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。但如果你能高效工作，就可以给自己省出不少自由支配的时间。告别低效率迈向高效工作状态，快乐生活，是我们一生需要关注并要努力的方向。与你共勉。

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